Online Seminare und Workshops – Diese Punkte gilt es zu beachten
Als Podcast hören
Im Gegensatz zu einem Online-Kurs finden Online Seminare, Webinare oder -Workshops live am Bildschirm statt. Moderator und Teilnehmende erarbeiten in Echtzeit auf dem virtuellen Weg gemeinsam auf Ergebnisse hin. In den letzten Wochen und Monaten habe ich verschiedene Erfahrungen, auch als Teilnehmer, gemacht und meine ganz eigenen Erkenntnisse gesammelt. Dabei habe ich festgestellt, dass der Rahmen genauso mit entscheidend für den Erfolg ist, wie der eigentliche Inhalt.
Plötzlich musste es schnell gehen. Aufgrund der Einschränkungen, die wegen der Corona-Krise getroffen wurden, konnten öffentliche Seminare und Workshops für Firmenkunden nicht mehr wie geplant vor Ort durchgeführt werden. Darunter ein Mitarbeitertraining eines Verlages, ein Leadershiptraining für ein Transportunternehmen, eine nationale Workshopserie einer Medienanstalt, die Kadertagung einer Gastrokette. Es gab also zwei Möglichkeiten: Das Seminar verschieben oder es auf dem virtuellen Weg durchführen. Entschied man sich für die zweite Variante ging es zuerst einmal darum, Inhalt, Ablauf und die Tools auf die neue Situation abzustimmen, ohne das ganze Konzept komplett umzukrempeln. In einem zweiten Schritt mussten Auftraggeber und Teilnehmende von der Alternative «Online-Seminar» überzeugt werden. Dabei ging es vor allem darum, bestehende Vorbehalte zu berücksichtigen:
Verbindungsprobleme
Unpersönlich
Ermüdend
Der persönliche Austausch und das Vernetzen, zum Beispiel in den Pausen, entfällt
Eingeschränkte Interaktion
Zu viele, verlockende Ablenkungen, wenn man alleine in einem Raum vor dem Bildschirm sitzt
Den kritischen Erfolgsfaktoren stehen jedoch auch eine ganze Reihe von positiven Aspekten gegenüber:
Mietkosten für den Raum, Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten entfallen
Die Teilnahme ist bei einem vollen Terminkalender eher möglich, da Reisezeiten entfallen
Die Vielfalt der Teilnehmenden steigt, da man sich von überall auf der Welt einloggen kann. Dieser Aspekt
eröffnet zudem die Möglichkeit ein Seminar als hybrides Format mit Teilnehmenden vor Ort und live
zugeschalteten Teilnehmenden durchzuführen.Die Teilnehmerzahl ist grösser, da keine Platzbeschränkungen existieren
Die Teilnehmenden haben mehr Privatsphäre und können sich in «ihrem» Schulungsraum selbst einrichten
Introvertierte Teilnehmende haben mehr Möglichkeiten, sich einzubringen. Zum Beispiel über die offene Chat-
FunktionGruppenarbeiten oder der 1:1 Austausch können bequem und vom Trainer moderiert in virtuellen Break-out-
Räumen stattfindenDas Seminar kann aufgezeichnet werden. So besteht die Möglichkeit, wichtige Sequenzen im Nachgang noch
einmal anzuschauen
Die Kernfrage: Funktioniert das Format auch online?
Zugegeben, ein Online-Seminar oder -Workshop durchzuführen ist nicht Rocket Science. Aber es reicht nicht, ein offline Format 1:1 online durchzuführen. Aus diesem Grund muss in den meisten Fällen das Workshopdesign auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Zudem sollte die online Moderation im technischen Bereich reibungslos verlaufen. Zum Beispiel wenn es darum geht, Teilnehmende in Break-out-Räumen arbeiten zu lassen und das Arbeiten mit konkreten Hinweisen über die Chat Funktion zu begleiten und zu steuern. Da macht es Sinn, dass man mit den verschiedenen Moderations- und Kommunikationstools vertraut ist.
Die Wahl des passenden Tools
Um den Inhalt des Seminars konzeptgetreu durchführen zu können, stehen Coaches und Trainern verschiedene Tools zur Verfügung: Zoom, Skype, Adobe Connect, WebEx, Miro, Google Hangout, Microsoft Teams, Moodle, Spotme, um nur einige zu nennen. Aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seiner praktisch unbegrenzten Verfügbarkeit hebe ich hier einmal Zoom heraus.
Gruppe im Break-out-Raum
Bei Zoom schätze ich zudem die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmenden in separaten Break-out-Räumen zu Gruppenarbeiten oder für den individuellen Austausch treffen können. Die Gruppenzuteilung kann nach dem Zufallsprinzip oder durch eine gezielte Auswahl stattfinden. Sicherheitsprobleme mit denen Zoom konfrontiert wurde, hat das Unternehmen in der Zwischenzeit behoben und im April 2020 ein Update versendet.
Um eine Zoom Sitzung auch in Zukunft zu schützen, gibt es verschiedene Massnahmen:
Ermöglichen Sie den Zutritt zur persönlichen Meeting-ID mit Passwort
Geplante Meetings generieren eine ID die schwieriger zu erraten ist
Mit der Wartezimmerfunktion können die Teilnehmenden bevor Sie Ihnen Zutritt gewähren, überprüft werden.
Verhindern Sie Zoom-Bombing, indem Sie die Webinar-Funktion verwenden. Hier wird die Bildschirmfreigabe allerdings eingeschränkt
Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung
Sperren Sie ab einem gewissen Zeitpunkt den Zugang
Bestimmen Sie selbst, welche Massnahmen für Ihr Seminar angezeigt sind und in welchem Fall diese unter Umständen über das Ziel hinausschiessen.
Vor dem Start sollten noch einige Punkte beachtet werden:
Stellen Sie den Teilnehmenden allfälliges Lernmaterial und Aufgaben im Vorfeld zur Verfügung
Schränken Sie Ihre reine Vortragszeit auf +-15 Minuten ein und aktivieren Sie die Teilnehmenden regelmässig
Stellen Sie Fragen, regen Sie Diskussionen an, lassen Sie die Teilnehmenden sprechen, indem Sie zum Beispiel
nach konkreten Erfahrungen und Meinungen fragenErsetzen Sie Fakten mit Geschichten
Legen Sie genug Pausen ein
Seien Sie achtsam und gehen Sie auch online auf nonverbale Reaktionen der Teilnehmenden ein
Nutzen Sie weitere Medien wie Videos, Bilder, Whiteboard, Tonaufzeichnungen, Gamification
Vereinbaren Sie neben den üblichen Rahmenbedingungen ein paar zusätzliche Punkte:
Der Bildschirm ist immer eingeschaltet
Wer nicht spricht, schaltet das Mikrofon auf stumm
Wortmeldungen per Handzeichen oder durch das «Hand heben Icon»
Bei einer Teilnehmerumfrage oder Reflexion weist der Moderator das Wort zu oder die Teilnehmenden bestimmen die nächste Person («Ich gebe das Wort an…»)
Fazit
Online Seminare funktionieren sehr gut. Der Lerneffekt kann sichergestellt werden, wenn Inhalt und Form für die Teilnehmenden auf die neuen, virtuellen Rahmenbedingungen angepasst werden. Die Form erfordert jedoch ein hohes Mass an Selbstdisziplin der Teilnehmenden und sind somit vermutlich nicht für jeden Persönlichkeitstypen geeignet. Online Seminare werden Präsenzseminare bestimmt nicht verdrängen, werden jedoch in Zukunft im Alltag immer präsenter, weil sie eine echte Alternative oder Ergänzung zu den herkömmlichen Seminarformaten sind. Gut vorstellbar ist, dass in Zukunft hybride Formate mehr und mehr Einzug halten werden, um so Seminare kosten- und klimaneutral gestalten zu können.
Planen Sie einen Workshop, ein Seminar oder ein Training für Ihr Team oder Ihre Unternehmung? Nehmen Sie mit mir Kontakt auf, wir erarbeiten gemeinsam ein massgeschneidertes Konzept. On- oder offline.